⏰Agendas
Para que as funções dessa página funcionem corretamente é preciso que a integração com o Google Agenda esteja realizada na página Google-API dentro da sessão de Configurações.
Colunas da Listagem de Agendas:
ID: este é o identificador único da agenda cadastrada.
Nome: aqui você pode ver o nome completo da agenda.
Evento de agendamento: esse é o nome que será utilizado na criação de um novo evento no Google Agenda.
Eventos simultâneos: essa é a quantidade de eventos que podem ser criados no mesmo horário.
Duração do agendamento: quanto tempo o agendamento terá em minutos.
Data de criação: data em que a agenda foi adicionada.
Em cada uma das agendas listadas há dois botões:
Editar: ao clicar no botão você poderá fazer as edições dos campos de configuração da agenda.
Excluir: ao clicar no botão você excluirá a agenda listada.
Adicionando uma Agenda:
Para adicionar uma agenda basta clicar em "Adicionar agenda" no canto superior direito da tela.
Uma janela se abrirá com os seguintes campos:
Operação: haverá duas opções para selecionar: "Nova agenda", no caso em que deseja criar uma nova agenda no Google Agenda ao final de todo o processo, e "Agenda existente", para selecionar uma agenda já existente no usuário do Google Agenda .
Nome da agenda / Agenda: Caso seja selecionada a opção "Agenda existente", surgirá o campo "Agenda" no lugar do campo "Nome da agenda" para selecionar a agenda desejada dentre as disponíveis. Se for selecionada a opção "Nova agenda", será criada uma nova agenda no Google Agenda ao final de todo o processo de adicionar agenda.
Evento de agendamento: Esse será o nome atribuído ao evento que será criado no Google Agenda. Se esse nome não for utilizado corretamente no Google Agenda, o agendamento não funcionará.
Atenção: se atente ao uso de maiúscula e minúscula, pois o nome do evento deve ser exatamente o que foi digitado aqui.
Quantidade de agendamentos no mesmo horário: Quantos agendamentos simultâneos são possíveis. Por exemplo, é possível agendar duas pessoas para o mesmo horário.
Duração do agendamento (em minutos): é a quantidade de tempo que o agendamento criado pelo sistema terá no Google Agenda. Por exemplo, se aqui estiver configurado 30 minutos, então isso significa que o agendamento no Google Agenda será de 30 minutos.
Otimizar atendimentos?:
Sim: O primeiro horário de agendamento apresentado é calculado da seguinte forma: o horário em que o agendamento foi disparado mais o tempo necessário para que os minutos do horário seja divisível por 5 e o resultado seja um número inteiro, desde que haja tempo suficiente para respeitar a duração do agendamento configurada. Os demais horários apresentados são uma acréscimo do primeiro horário de agendamento mais a duração do agendamento. • Exemplo 1: Se o agendamento foi disparado às 09h, e a duração do agendamento no sistema é de 30 minutos, os horários disponíveis serão: 09h, 09h30, 10h, ... etc. • Exemplo 2: Se o agendamento foi disparado às 09h03, e a duração do agendamento no sistema é de 30 minutos, os horários disponíveis serão: 09h05, 09h35, 10h05, 10h35, 11h05, ... etc. • Exemplo 3: Se o agendamento foi disparado às 09h03, e a duração do agendamento no sistema é de 15 minutos, os horários disponíveis serão: 09h05, 09h20, 09h35, 09h50, ... etc.
Não: O tempo de agendamento é segmentado com base no horário inicial do evento de agendamento definido no Google Agenda, respeitando a duração do agendamento configurada no sistema. • Exemplo 1: Se o evento de agendamento no Google Agenda começa às 08h e termina às 12h, e a duração do agendamento no sistema é de 30 minutos, os horários disponíveis serão: 08h, 08h30, 09h, 09h30, 10h, 10h30, 11h e 11h30. • Exemplo 2: Se o evento de agendamento no Google Agenda começa às 08h e termina às 12h, e a duração do agendamento no sistema é de 25 minutos, os horários disponíveis serão: 08h, 08h25, 08h50, 09h15, 09h40, 10h05, 10h30, 10h55 e 11h20. • Exemplo 3: Se o evento de agendamento no Google Agenda começa às 09h20 e termina às 12h, e a duração do agendamento no sistema é de 60 minutos, os horários disponíveis serão: 09h20 e 10h20.
Disponibilidade: limita a apresentação de eventos aos dias ou minutos informados. Por exemplo, se hoje fosse dia 03/05/2023 e a disponibilidade estivesse configurada para a partir de 1 dia até 5 dias, apenas os eventos configurados nesse período é que apareceriam para o cliente selecionar, a saber: 03, 04, 05, 06 e 07 de maio de 2023, mas desde que tenham eventos de agendamento configurados no Google Agenda nos respectivos dias. Se hoje fosse dia 10/05/2023, apenas os eventuais eventos configurados nos dias 10, 11, 12, 13 e 14 de maio é que apareceriam para o cliente selecionar.
Validade da agenda (opcional): por quanto tempo a agenda é válida.
Agendamento na prática:
Configurando uma agenda:
A primeira coisa que você terá que fazer é adicionar uma agenda. Para isso, vá até a página de Agendas, depois clique no botão Adicionar agenda no canto superior direito.
Agora, preencha as informações conforme desejar.
Em nosso exemplo aqui iremos selecionar as seguintes opções:
Isso significa que estamos selecionando uma agenda já existente chamada "Dr. Santos". Os eventos para agendamento nessa agenda precisarão ter o título de "Atendimento". A quantidade de clientes agendados para o mesmo horário será de 1 atendimento. A duração do atendimento será de 30 minutos.
Configurando um evento no Google Agenda.
Agora podemos configurar as opções de eventos no Google Agenda.
Na coluna de menus a esquerda, clique em Minhas agendas.
Depois, marque a caixinha da agenda que você deseja utilizar.
Quando você tiver mais de uma agenda na listagem do Google Agenda, a agenda selecionada mais próxima do topo será a que os eventos serão criados.
Nesse exemplo, os eventos criados estarão vinculados a agenda "Dr. Santos", pois, apesar da "Agenda 6" estar selecionada, a agenda "Dr. Santos" também está selecionada e mas próxima do topo da listagem.
Vá até o calendário e selecione o período de tempo que deseja deixar disponível para agendamento:
Caso esse período te tempo seja menor do que a configuração da duração do agendamento na agenda, a data será apresentada para o contato selecionar; entretanto, quando for selecionada e enviada pelo contato, o fluxo será direcionado para a saída de erro do nó.
Por exemplo, no exemplo abaixo o tempo disponível para agendamento foi configurado pelo usuário no Google Agenda para 30 minutos (das 9h às 9h30):
Acontece que a duração do agendamento está configurada para 60 minutos.
Isso significa que quando o contato cair no fluxo para agendamento, ele receberá a data:
Entretanto, quando ele selecionar a data e enviar, ao invés de receber o horário para agendamento, ele receberá a mensagem da saída de erro, visto que não há tempo na agenda suficiente para que haja um agendamento:
Conforme configurado no Fluxo de Conversa:
Depois, insira no título do evento o nome do evento de agendamento que você configurou e clique em Salvar:
Bloqueio de horários no Google Agenda.
Caso você deseje que em algum horário nada seja agendado, você pode criar um evento chamado "bloqueio".
Nesse exemplo eu estou bloqueando o horário das 12h às 13h. Isso quer dizer que o cliente não conseguirá agendar atendimento para esses horários.
Atenção: ao criar eventos para definir um período de atendimento, não crie eventos em blocos para o mesmo dia, por exemplo:
Em eventos em bloco como o do exemplo acima, apenas o primeiro bloco será considerado como apto para agendamento, os demais blocos serão desconsiderados.
Nesses casos, para inserir intervalos de agendamento, utilize a regra do bloqueio quantas vezes forem necessárias.
No exemplo acima, os horários das 12h às 13 e das 15h às 15h30 não poderão ser agendados, pois estão bloqueados.
Configurando o Fluxo de Conversas.
Depois de ter configurado a agenda e ter criado os eventos de agendamento no Google Agenda, agora você irá configurar o Fluxo de Conversa, dessa forma, quando um contato disparar o fluxo, ele receberá uma mensagem para fazer o seu agendamento.
A primeira coisa que você precisa fazer é ir até a página do Fluxo de Conversa.
Depois disso, clique no + para adicionar um novo nó.
Selecione o nó de agendamento.
Faça as conexões que desejar, depois clique sobre o nó de agendamento para abrir as configurações dele. Depois, selecione a agenda desejada e clique em salvar.
Pronto, agora, no exemplo acima, quando um cliente mandar uma mensagem pelo WhatsApp e disparar o fluxo, ele receberá a seguinte mensagem:
Quando o cliente clicar em "Selecione" aparecerá uma lista de opções de data para ele, conforme as configurações de eventos no Google Agenda e as configurações da agenda:
Quando o cliente selecionar uma data, surgirá uma mensagem pedindo para ele selecionar um horário de atendimento:
Quando o cliente clicar em "Selecione" aparecerá uma lista de opções de horas para ele, conforme as configurações de eventos no Google Agenda e as configurações da agenda:
Feita a seleção, o agendamento estará concluído:
Agendamento pelo Instagram:
Atenção, por uma limitação da ferramenta do próprio Instagram, ele permite o agendamento apenas no mobile, pois as opções de botão aparecem apenas neste. Se o contato tentar fazer o agendamento pelo Instagram no computador, as opções de botão não irá aparecer.
Regra do incremento de 5 minutos:
Se não houver nenhuma configuração de Disponibilidade, a ferramenta mostrará ao contato a próxima opção de tempo em incrementos de 5 minutos. Por exemplo, se o horário atual for 11h27, a primeira opção de horário apresentada ao contato será 11h30, pois esse é o próximo intervalo de 5 minutos. Da mesma forma, se o horário for 15h11, a primeira opção de horário apresentada ao contato será 15h15, e assim por diante.
No caso de haver uma Disponibilidade configurada, a ferramenta subtrairá o tempo configurado e, em seguida, apresentará a próxima opção de tempo em incrementos de 5 minutos. Por exemplo, se for 11h27 e houver uma disponibilidade configurada para 60 minutos, a ferramenta apresentará 12h30 como primeira opção de horário, que é o resultado de adicionar 60 minutos a 11h27 (resultando em 12h27) e, em seguida, identificar o próximo intervalo de 5 minutos, que é 12h30.
Botões de mais opções e de voltar:
Quando há mais de 3 datas disponíveis, são mostradas 3 opções de data, mais os botões de voltar e de mais opções.
Nos horários são mostradas 8 opções de horário, mais os botões de voltar e de mais opções.
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